Aan het organiseren van een evenement zijn zoals je zult begrijpen diverse regels van toepassing. Met de gemeente Zeewolde hebben we afspraken gemaakt over verschillende facetten die jouw organisatie vooruit kunnen helpen.

Vanuit de gemeente Zeewolde, een aantal aandachtspunten voor het aanvragen van de evenementenvergunning van uw evenement.

Laatste versie formulieren

Het aanvragen van de evenementenvergunning kan online of via een aanvraagformulier. Graag de aanvraagformulieren en andere documenten van onze website halen, zodat u de laatste versie gebruikt: https://www.zeewolde.nl/evenement-organiseren.

Tijdig aanvragen van uw evenement

Er zijn 3 categorieën grote evenementen: 
- categorie A evenementen: kleinschalige evenementen waarbij geen inzet van hulpdiensten wordt verwacht.
- categorie B evenementen: middelgrote omvang waarbij inzet van hulpdiensten wordt verwacht
- categorie C evenementen: evenementen van grote omvang en risicovolle activiteiten, waarbij inzet van hulpdiensten wordt verwacht.
De aanvraag termijn is voor evenementen categorie A 12 weken en voor evenementen categorie B en C 14 weken.
 
Via de behandelscan kunt u zien onder welke categorie uw evenement valt. In de behandelscan wordt gekeken naar de activiteiten, het publieksprofiel, het ruimtelijk profiel en het omgevingsprofiel. Met deze behandelscan bepaalt de gemeente onder welke categorie uw evenement valt, maar u kunt deze ook zelf invullen.
Hierbij de link naar onze website over evenementen organiseren waar u ook de behandelscan kunt vinden: https://www.zeewolde.nl/evenement-organiseren

Informatie over de GHOR

Zoals u weet adviseert de GHOR Flevoland en Gooi en Vechtstreek ook over uw aanvraag. De GHOR staat voor Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio.

De GHOR heeft een nieuwe website: www.ghorfgv.nl. 

Op de website vindt u een “evenementenwijzer” waarop factsheets staan met uitleg over de meest voorkomende onderwerpen van het advies van de GHOR. Deze zijn bedoeld voor de evenementenorganisatoren om per onderwerp wat meer informatie te kunnen geven. 

Hierbij de directe link naar de evenementenwijzer: https://ghorfgv.nl/evenementenwijzer/
Op de website staat ook een link waar de organisatie terecht kan voor de registratie van zorgcontacten. In de vergunningsvoorschriften staat dat u de zorgcontacten moet doorgeven aan de GHOR. Hierbij de link: https://ghorfgv.nl/evenementenadvisering/

Vragen aan de gemeente Zeewolde

Heeft u vragen over bovenstaande of andere onderwerpen dan kunt u uiteraard contact met de gemeente Zeewolde opnemen via telefoonnummer 036-5229409.

Veiligheid op (Scouting)kamp: Samen Voorbereid en Alert

Scoutingkampen zijn een geweldige manier voor kinderen en jongeren om de natuur te ontdekken, nieuwe vaardigheden te leren en hechte vriendschappen te sluiten. Maar net zoals plezier en avontuur belangrijk zijn, staat veiligheid altijd voorop. Een goed veiligheidsbeleid zorgt ervoor dat iedereen een onvergetelijk en veilig kamp kan beleven.

1. Voorbereiding is de sleutel

Veiligheid begint al voordat het kamp van start gaat. Dit betekent dat leidinggevenden zich grondig voorbereiden:

• Controleer de locatie op risico’s zoals gevaarlijke waterpartijen, steile hellingen of losliggende takken.

• Zorg voor een duidelijke indeling van tenten, kookplaatsen en sanitair.

• Maak een noodplan en wijs taken toe bij calamiteiten, zoals brand of letsel.

• Informeer ouders over het programma, regels en noodprocedures.

2. Gezondheids- en EHBO-maatregelen

Een goede EHBO-uitrusting is onmisbaar: van pleisters tot verband en van een thermometer tot medicijnen voor bekende allergieën. Leidinggevenden moeten:

• Minimaal één EHBO-cursus hebben afgerond.

• Weten wie welke medische achtergrond heeft, zoals allergieën of astma.

• Contactinformatie van lokale hulpdiensten bij de hand hebben.

3. Activiteiten veilig organiseren

Alle activiteiten, van kanoën tot klimmen, moeten veilig en verantwoord worden uitgevoerd:

• Gebruik altijd geschikte uitrusting zoals helmen, zwemvesten en harnassen.

• Zorg voor voldoende toezicht: één leidinggevende per groep kinderen, afhankelijk van de activiteit.

• Respecteer grenzen: moedig kinderen aan hun eigen grenzen te erkennen en te respecteren.

4. Noodprocedures en communicatie

Tijdens het kamp moet iedereen weten wat te doen bij een noodgeval:

• Stel een vaste plek in voor noodcommunicatie.

• Oefen evacuatiescenario’s, zoals bij brand of onweer.

• Zorg dat er een manier is om snel contact op te nemen met ouders of hulpdiensten.

5. Sociale veiligheid

Veiligheid gaat niet alleen over fysieke risico’s, maar ook over sociale interacties:

• Stimuleer een respectvolle en inclusieve sfeer.

• Spreek duidelijke regels af voor omgang met elkaar en de leiding.

• Wees alert op pesten, conflicten of andere ongewenste situaties.

6. Evaluatie en reflectie

Na het kamp is het belangrijk om terug te kijken:

• Bespreek wat goed ging en wat beter kan op het gebied van veiligheid.

• Noteer lessen voor toekomstige kampen.

• Betrek zowel leiding als deelnemers bij deze evaluatie.

---

Veiligheid op een scoutingkamp is geen bijzaak, maar de basis voor een veilige, leerzame en plezierige ervaring. Door goede voorbereiding, duidelijke regels en alert toezicht kan ieder kamp onvergetelijk worden, zonder onnodige risico’s.

Tijdens de vakantie en zomerweken groeit Zeewolde met bijna 10.000 kampeerders verdeeld over de vele campings en natuurlijk ook de Scouts-, en niet Scouts die op Scoutinglandgoed Zeewolde verblijven. Dat vraagt een regeling om te voorkomen dat zoals dat heet, reguliere zorg vastloopt. Lees onderstaande informatie even goed na en hou er rekening mee dat je altijd eerst de dienstdoende huisarts belt.

In nauwe samenwerking met de praktijkondersteuner van alle huisartsen in Zeewolde zijn we tot de volgende informatie gekomen.

• De huisartsenzorg voor passanten is alleen voor spoed, dus niet voor zaken die kunnen wachten tot men weer naar de eigen huisarts kan gaan.
• Er geldt een algemene verdeling (op beginletter van de achternaam) wie zich bij welke huisartsenpraktijk kan melden bij spoed. Deze ligt bij de servicestaf.
• Wanneer een of meerdere praktijken vakantie hebben wordt er een aangepaste verdeling gemaakt.
• Voor de zomervakantieperiode (van maandag 21 juli t/m vrijdag 5 september) geldt per week een aangepaste verdeling over de aanwezige praktijken.
• Je maakt altijd eerst een telefonisch afspraak ; je bezoekt altijd op eigen naam de huisarts. Je geeft dus bij de huisarts de naam en adres van de mogelijke patiënt op en niet die van het Scoutinglandgoed.
• Wanneer mensen in Nederland een zorgverzekering hebben moeten ze die gegevens meenemen (en zeker hun BSN), dan kan de huisarts in de meeste gevallen declareren. Anders moet er gepind worden.

Ingeval van klachten in de avond, nacht en het weekend die niet kunnen wachten tot de volgende werkdag kunt u contact opnemen met de spoedpost in Harderwijk 085-7737371

Slim om te onthouden:

1. Overleg met de dienstdoende servicestaf als er vragen zijn.
2. Is de situatie naar jouw mening levensbedreigend dan bel je direct 112 en locatie: Scoutinglandgoed, Nulderpad 5, Zeewolde.
   Vergeet niet de dienstdoende servicestaf op de hoogte te brengen voor het openen van de slagboom.